¿Cuáles son las sanciones por no llevar bien el control horario en España?
Llevar el control horario ya no es una opción: desde 2019 el registro de jornada es obligatorio para todas las empresas en España, sin importar el tamaño ni el sector. No cumplir con esta obligación puede salir caro.
En este artículo te resumo qué sanciones puedes tener por no llevar bien el control horario, qué errores son más frecuentes y qué puedes hacer para evitar problemas.
1. ¿Qué dice la ley sobre el registro de jornada?
El Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto-ley 8/2019 obligan a todas las empresas a:
- Registrar día a día la jornada de cada persona trabajadora.
- Incluir hora de inicio y fin de la jornada.
- Conservar esos registros durante 4 años.
- Tenerlos disponibles para Inspección de Trabajo, plantilla y representación legal.
Da igual si tienes 3 personas en plantilla o 300: la obligación es la misma.
2. ¿Cuándo se considera que no cumples el control horario?
No solo se sanciona a quien "no tiene nada". También puedes estar incumpliendo si:
- No llevas ningún registro de jornada.
- Solo registras una parte: por ejemplo, fichan algunos trabajadores y otros no.
- Tienes registros incompletos (falta hora de entrada/salida, días sueltos sin datos…).
- Usas sistemas que no garantizan la fiabilidad (papel sin control real, hojas Excel manipulables, fichajes "a posteriori" recurrentes…).
- No puedes enseñar los registros cuando te los piden (Inspección, representante legal, trabajador).
En resumen: no vale con "tener algo apuntado"; el sistema tiene que ser serio, consistente y accesible.
3. Tipos de sanciones por no llevar bien el control horario
El incumplimiento del registro de jornada se considera una infracción laboral en materia de relaciones laborales.
En función de la gravedad, las sanciones económicas pueden ser:
🔹 Infracción leve Por ejemplo, no informar correctamente o no entregar copia al trabajador cuando corresponde. Suelen ser casos menos habituales en control horario.
🔹 Infracción grave Aquí entran la mayoría de casos de no llevar registro de jornada o llevarlo de forma claramente insuficiente. Las multas por infracción grave, según la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social), pueden ir aproximadamente de:
- Grado mínimo: desde unos 751 €
- Grado medio: hasta varios miles de euros
- Grado máximo: superando los 7.500 €
(La horquilla exacta se actualiza periódicamente, pero la clave es que puede suponer un golpe relevante para una pyme, especialmente si hay varios trabajadores afectados.)
En determinados supuestos extremos (fraude reiterado, ocultación de jornadas, etc.) Se pueden valorar incluso infracciones muy graves, con sanciones mucho más elevadas y otras consecuencias (por ejemplo, problemas con la Seguridad Social o recargos).
Importante: en muchos casos, la sanción se valora por empresa, pero si se detecta un patrón generalizado de incumplimiento que afecta a buena parte de la plantilla, el impacto económico y reputacional se dispara.
4. Errores típicos que acaban en sanción
Más allá del BOE, lo que suele generar problemas en la práctica es:
- Seguir con papel o plantillas caseras que cualquiera puede modificar sin rastro.
- Alternar sistemas: parte de la plantilla ficha, parte no ("los de oficina no fichan").
- Fichajes "a ojo" al final del día o de la semana, en lugar de registro en el momento real.
- No guardar bien los registros: se pierden archivos, no hay histórico de 4 años o está disperso en múltiples exceles y correos.
- No poder presentar la información de forma clara cuando lo pide la Inspección.
En muchos expedientes, la sanción viene más por desorden, falta de rigor y poca credibilidad del sistema que por mala fe explícita.
5. Cómo evitar sanciones por control horario (y dormir tranquilo)
Si quieres minimizar riesgos, esto es lo mínimo que deberías hacer:
Implantar un sistema digital de control horario Que permita registrar jornada día a día, con hora de inicio y fin, y guardar el histórico de forma segura.
Asegurarse de que toda la plantilla ficha Nada de excepciones informales: también fichan mandos intermedios, personal de oficina, teletrabajo, etc.
Unificar criterios Un solo sistema para todos los centros o, si hay varios, que estén coordinados y bajo las mismas reglas.
Facilitar acceso a los registros Tanto a las personas trabajadoras (para que puedan ver su jornada) como a Inspección, si lo pide.
Revisar periódicamente Hacer al menos una revisión trimestral o semestral para comprobar que no hay huecos, incoherencias o periodos sin datos.
6. ¿Y dónde encaja una herramienta como BeeTime?
Para muchas pymes, la forma más sencilla de cumplir es utilizar un sistema en la nube de control horario, que permita:
- fichar desde ordenador y móvil,
- centralizar registros de jornada, vacaciones y ausencias,
- generar informes al instante para nóminas y posibles inspecciones.
Ese es justamente el enfoque de herramientas como BeeTime: pasar del "apaño" con papel o Excel a un sistema digital preparado para lo que la normativa actual (y la que viene) exige.
Conclusión
Las sanciones por no llevar bien el control horario no son una amenaza teórica: cada año crece el número de inspecciones y el importe de las multas relacionadas con jornada y horas extra.
No se trata solo de evitar una sanción puntual, sino de:
- tener un sistema que aguante una inspección,
- proteger a la empresa,
- y dar transparencia a las personas que trabajan en ella.
Si sigues apoyándote solo en papel o Excel, la pregunta no es si tendrás un problema, sino cuándo. Un buen sistema digital de control horario no es un gasto más, es la forma de poner orden en un tema que ya no admite improvisaciones.