¿Qué tener en cuenta al elegir un software de control horario para tu pyme?
Si has llegado hasta aquí, seguramente ya tienes claro que necesitas un sistema digital para el control horario. El problema viene ahora: Hay tantas opciones que es fácil perderse entre precios, funciones y promesas.
¿Qué deberías mirar de verdad al elegir un software de control horario para tu pyme?
1. Cumplimiento legal en España
Lo primero no es si la interfaz es bonita, sino si el sistema te ayuda a cumplir la normativa española:
- Registro diario de jornada con hora de inicio y fin.
- Conservación de registros durante al menos 4 años.
- Acceso a los datos para Inspección, plantilla y representación legal.
Pregunta siempre: "¿Este software está adaptado a la ley española de registro de jornada?"
Si la respuesta es vaga o genérica ("cumplimos normativa europea", "somos muy seguros"), mala señal.
2. Facilidad de uso para la plantilla y para ti
Un sistema de control horario no triunfa por tener 200 funciones, sino porque la gente lo usa sin quejarse:
- ¿Fichar es cuestión de uno o dos clics?
- ¿La persona ve claramente cuándo ha fichado, sus horas y sus días?
- ¿Tú puedes ver en segundos quién está, quién falta y qué pasa en cada centro?
Si hace falta una formación eterna, manuales complejos o mil mensajes explicativos… acabará generando rechazo.
3. Acceso desde ordenador y móvil
Hoy en día es clave que el control horario funcione tanto en oficina como fuera de ella:
- Acceso desde navegador para quien trabaja en un puesto fijo.
- App o versión adaptada a móvil para teletrabajo, comerciales, técnicos, personal en ruta, etc.
Un software que solo funciona bien en un ordenador de sobremesa se queda corto para la realidad de muchas pymes.
4. Gestión de vacaciones y ausencias
Aunque te centres en el fichaje, en el día a día vas a necesitar algo más:
- Solicitud y aprobación de vacaciones.
- Registro de bajas, permisos y ausencias.
- Visión de calendario por persona y por equipo.
Si el software no integra esta parte, acabarás con el típico Frankenstein: app para fichar + Excel para vacaciones + correos para permisos.
5. Informes claros para nóminas y posibles inspecciones
Uno de los grandes motivos para implantar un software de control horario es dejar de sufrir cada vez que necesitas datos.
Fíjate en:
- ¿Puede generar informes por persona, por periodo y por tipo de horas (ordinarias, extra, etc.)?
- ¿Puedes descargar esos informes en formatos útiles (PDF, Excel) para tu gestoría?
- ¿Tienes un resumen claro de los fichajes, ausencias y horas trabajadas?
Un buen programa debería permitirte responder en minutos a una petición de información, no en días.
6. Precio y modelo de contratación
No mires solo cuánto pagas, sino cómo pagas:
- ¿Es un precio por empleado o por tramos de plantilla?
- ¿Te obligan a permanencias largas o puedes ajustar mes a mes?
- ¿Todas las funciones están incluidas o hay "extras" por módulos (vacaciones, informes avanzados, etc.)?
Para una pyme suele ser más cómodo un modelo:
- sin permanencias "de por vida",
- con todas las funciones incluidas,
- y con una estructura fácil de entender (tú + tu gestoría lo agradecéis).
7. Soporte y acompañamiento
El mejor software puede convertirse en un problema si, cuando tienes una duda, nadie responde.
Pregunta:
- ¿Qué canal de soporte ofrecen (email, chat, teléfono)?
- ¿En qué horario atienden?
- ¿Tienen documentación clara y sencilla?
Un buen proveedor de control horario no solo te vende una licencia: te ayuda a implantar el sistema y resolver dudas.
8. Conclusión
Al elegir un software de control horario para tu pyme, es fácil dejarse llevar por listas de funciones, integraciones y palabras técnicas.
Pero las preguntas clave son más sencillas:
- ¿Me ayuda a cumplir la ley en España?
- ¿Mi gente lo va a entender y usar sin pelearse con él?
- ¿Puedo ver y descargar la información que necesito, cuando la necesito?
- ¿El precio y el modelo de contratación tienen sentido para mi tamaño?
Si la respuesta es sí en estos puntos, probablemente estás cerca de una buena elección.
El objetivo no es tener "la app más completa del mercado", sino un sistema de control horario que encaje de verdad con la realidad de tu empresa y te permita olvidarte de los apaños.