¿Necesita mi empresa un sistema digital para fichar en 2026?
La respuesta honesta es: sí, te va a hacer falta un sistema digital… pero la ley no te obliga a una forma concreta (app, terminal, web). Lo que cambia es el nivel de exigencia: el registro horario pasa de "cualquier apaño sirve" a tener que ser digital, trazable y difícil de manipular.
Veamos qué significa eso para una pyme normal.
1. De qué normativa estamos hablando exactamente
Desde 2019, todas las empresas en España, sin excepción por tamaño o sector, están obligadas a llevar un registro diario de la jornada: hora de inicio y fin de cada persona trabajadora, conservación durante 4 años y disponibilidad para plantilla, representación e Inspección de Trabajo.
Esa obligación ya está en vigor y no se discute. Lo que sí está cambiando ahora es el "cómo" debe hacerse: En otoño de 2025 el Gobierno impulsó un nuevo reglamento de registro de jornada, con tramitación urgente, que desarrolla y endurece el sistema introducido en 2019.
El borrador de Real Decreto y las guías técnicas publicadas apuntan en la misma dirección: registro horario digital obligatorio, con más garantías y más control.
A día de hoy (diciembre de 2025) el texto definitivo aún no se ha publicado, pero la orientación es clara: el papel y el Excel dejarán de ser aceptables como sistema principal de fichaje.
2. Qué va a exigir el nuevo registro horario digital
Aunque puedan cambiar matices en la versión final, hay varios puntos en los que coinciden las fuentes jurídicas y técnicas:
Formato digital obligatorio
El registro deberá hacerse mediante un sistema informático (software, aplicación web, terminal conectado, etc.). Quedan fuera el papel y las hojas Excel ya que se pueden manipular fácilmente.
Datos detallados y trazables
El sistema tendrá que recoger hora y minuto de inicio y fin de jornada, pausas y, en su caso, horas extra y compensación. Cualquier cambio deberá dejar rastro (quién modifica qué y cuándo).
Acceso remoto a la Inspección
Se prevé que la Inspección de Trabajo pueda acceder a los registros de forma telemática, sin depender de que el inspector esté físicamente en el centro de trabajo con un taco de papeles delante.
Acceso ágil para la persona trabajadora
La persona empleada deberá poder consultar sus registros de forma sencilla, sin barreras artificiales.
En paralelo, se está hablando de endurecer las sanciones, con multas que podrían aplicarse por trabajador afectado y llegar a cifras muy relevantes incluso para pymes.
3. ¿De verdad será obligatorio un sistema digital en 2026?
Distintas fuentes especializadas en laboral y software de gestión coinciden: a partir de comienzos de 2026 se espera que el registro horario digital pase de recomendación a obligación para todas las empresas, incluidas pymes y autónomos con personal a cargo.
Ahora bien, hay dos matices importantes:
La fecha puede bailar unos meses
Como ya ha ocurrido con otros proyectos (Verifactu en el ámbito fiscal), no se puede descartar que algún aspecto se desplace a 2027 por motivos políticos o técnicos.
La dirección es inequívoca
Aunque haya ajustes en el calendario, el mensaje del Ministerio de Trabajo y de la Inspección es claro: el futuro inmediato pasa por un registro horario 100 % digital, objetivo y fiable.
Dicho de otro modo: puedes discutir si la fecha será enero, junio o diciembre, pero no es realista pensar que podrás seguir con el papel o el Excel "unos años más".
4. ¿En qué situación deja esto a una pyme que va "tirando" con Excel o plantillas?
Si hoy gestionas el control horario con:
- Listados en papel que se firman cada día
- Hojas Excel que te mandan por correo o se suben a una carpeta compartida
- Plantillas que se rellenan "a mano" y luego alguien copia y pega
Tienes tres problemas:
Seguridad jurídica muy justa
Cualquier sistema que permita modificar datos sin trazabilidad difícilmente se ajustará al estándar de "registro objetivo, fiable e inalterable" que requiere la sentencia del TJUE y que el nuevo reglamento pretende reforzar.
Riesgo creciente de sanción
Solo en 2024, la Inspección de Trabajo impuso más de 20 millones de euros en sanciones relacionadas con jornada y registro horario, un 9 % más que el año anterior.
Coste oculto de tiempo
Más allá de la multa, cada Excel que se pierde, se duplica o se corrige a mano son minutos y horas de trabajo que pagas y no aportan valor.
5. ¿Tiene que ser "una app" o vale cualquier sistema digital?
La ley no dice "tendrá que ser una app en el móvil", dice registro digital, verificable e inalterable.
Eso abre varias opciones:
- Aplicaciones en la nube accesibles desde móvil y ordenador
- Terminales físicos conectados a un sistema central
- Portales web donde la plantilla ficha con su usuario y contraseña
Lo importante no es el envoltorio, sino que el sistema:
- Identifique de forma fiable a la persona que ficha
- Registre la jornada con hora y minuto
- Guarde la información durante al menos 4 años
- Permita extraer informes completos cuando los pida tu gestoría o la Inspección
En la práctica, para muchas pymes con teletrabajo, trabajo híbrido o personal desplazado, una solución web + app móvil suele ser el camino más razonable.
6. Recomendaciones prácticas para llegar preparado a 2026
Si quieres tomar decisiones con calma y no "a golpe de BOE", esto es lo que te sugiero:
a) Haz una foto honesta de tu situación actual
- ¿Hoy quién ficha?
- ¿Con qué herramienta?
- ¿Dónde se guardan esos datos?
- ¿Qué pasa si mañana te piden el registro de los últimos 4 años?
Si la respuesta te incomoda, ya tienes tu diagnóstico.
b) Define un mínimo no negociable para el nuevo sistema
Exige, como poco:
- Registro 100 % digital, sin depender de papel
- Trazabilidad de cambios (no vale "lo pongo bonito" el día antes de la inspección)
- Informes descargables por persona, por periodo y por tipo de horas
- Acceso sencillo para las personas trabajadoras a sus propios datos
c) Involucra a tu gestoría o asesoría laboral
Las gestorías están en primera línea cuando hay inspecciones o dudas con horas y convenios. Muchas ya están recomendando soluciones concretas de control horario digital para trabajar con datos fiables desde el primer momento. Preguntarles ahora te puede ahorrar un susto después.
7. ¿Dónde encaja aquí un sistema como BeeTime?
Herramientas como BeeTime se sitúan justo en este punto intermedio: no son un "reloj de fichar" de hace 20 años, ni un desarrollo a medida complejo, sino un sistema digital de registro horario pensado para empresas españolas, accesible desde ordenador y móvil, con informes listos para nóminas e inspecciones y con todos los requisitos de conservación y trazabilidad.
No es la única opción del mercado, pero sí un ejemplo claro de hacia dónde se está moviendo el estándar: soluciones específicas para pymes, en la nube y con enfoque legal claro.
Conclusión: ¿necesita mi empresa un sistema digital para fichar en 2026?
Sí, necesitas pasar a un registro digital si no quieres quedarte fuera de la nueva normativa.
No, nadie te obliga a una app concreta, pero el papel y el Excel tienen los días contados.
Y cuanto más esperes, más probable es que la adaptación se haga a la carrera, con prisas y mala cara.
La pregunta ya no es "¿tendré que digitalizar el fichaje algún día?", sino: "¿Quiero hacerlo ahora, con margen y criterio, o cuando la sanción o la inspección ya estén encima de la mesa?"
2026 será un año clave. Tener un sistema digital de registro horario ya implantado cuando la norma sea plenamente exigible no es solo cumplir la ley: es empezar a tomarte en serio cómo gestionas el tiempo de tu empresa.