¿Cómo se deben registrar las horas extra en España (y qué pasa si no lo haces)?

Las horas extra son uno de los puntos más sensibles en cualquier empresa: generan dudas, conflictos internos y, si no se gestionan bien, problemas serios con Inspección de Trabajo.

La clave no es solo cuántas horas extra se hacen, sino cómo las registras y justificas.

1. ¿Qué se considera hora extra?

De forma sencilla:

Son horas de trabajo por encima de la jornada ordinaria pactada en convenio o contrato.
Se pueden compensar con dinero o con descanso equivalente, según marque el convenio o lo acordado con la persona trabajadora.
Existen límites anuales al número de horas extra que se pueden hacer, salvo en casos muy concretos (fuerza mayor, etc.).

Si tu sistema de control horario no refleja esas horas de más, a efectos prácticos es como si no existiera registro… hasta que alguien reclama.

2. ¿Por qué es obligatorio registrar también las horas extra?

El registro de jornada no se limita a "estar o no estar":

Sirve para demostrar que se respeta la jornada máxima.
Permite ver cuándo se supera la jornada ordinaria.
Es la base para pagar o compensar correctamente esas horas extra.

Si solo guardas "horas teóricas" o horarios de contrato, pero no registras las horas realmente trabajadas, no puedes acreditar que las horas extra se han tratado bien.

3. Errores habituales al gestionar horas extra

En muchas pymes pasa esto:

La plantilla hace horas de más "cuando toca", pero no se registran como tal.
Solo se anota una parte: por ejemplo, las horas extra de producción, pero no las de oficina.
Se "ajustan" fichajes borrando o modificando salidas para que cuadren con el horario oficial.
No hay un criterio claro de si se pagan o se compensan con descanso, ni un registro ordenado de esas compensaciones.

Todo esto, además de injusto para la persona trabajadora, es un campo minado en caso de inspección o reclamación.

4. ¿Cómo deberías registrar correctamente las horas extra?

Un sistema serio debería permitirte:

Registrar toda la jornada real

Fichaje de entrada, pausas y salida.
La diferencia entre jornada pactada y jornada efectivamente trabajada marcará las horas extra.

Distinguir las horas ordinarias de las extra

Ya sea automáticamente (según convenio/horario configurado) o con una categoría específica dentro del sistema.

Dejar constancia de cómo se compensan

Si se pagan en nómina: que quede registrada la imputación.
Si se compensan con descanso: qué día, cuántas horas y a quién corresponden.

Generar informes claros

Por persona, por periodo, por departamento…
Que puedan compartirse con la gestoría y, si hace falta, con Inspección.

5. ¿Qué pasa si no registras bien las horas extra?

Los riesgos son varios:

Reclamaciones individuales Personas trabajadoras que reclaman horas no pagadas ni compensadas, apoyándose en correos, mensajes o testigos.

Sanciones de Inspección de Trabajo Si detectan que se hacen horas extra sin registro ni compensación adecuada, pueden imponer sanciones económicas por incumplimiento del registro de jornada y de la normativa sobre tiempo de trabajo.

Recargos en Seguridad Social En algunos casos, puede exigirse el pago de diferencias de cotización asociadas a esas horas no declaradas.

En resumen: las horas extra "en negro" o "de buena voluntad" son un riesgo legal y económico.

6. ¿Cómo te ayuda un sistema de control horario digital?

Un buen sistema de control horario:

Registra la jornada tal y como se trabaja, no como "debería ser".
Permite ver claramente cuándo se superan las horas previstas.
Facilita que tu gestoría pueda calcular y justificar el tratamiento de esas horas (pago o descanso).
Deja un rastro ordenado que protege tanto a la empresa como a la persona trabajadora.

Frente a papeles sueltos o exceles llenos de parches, una herramienta digital hace que el tema de las horas extra deje de ser un agujero negro y se convierta en algo visible, controlado y defendible.

Conclusión

Registrar bien las horas extra no es un capricho ni una moda: es la única forma de: cumplir la ley, evitar sanciones y mantener una relación mínimamente justa y transparente con tu equipo.

Si en tu empresa las horas extra "se hacen, pero no se apuntan", el problema no es el compromiso de la gente, es el sistema. Y 2026 es un buen año para cambiar eso.

Descubre cómo BeeTime facilita el registro y gestión de horas extra