¿Cómo controlar el horario en teletrabajo y trabajo híbrido cumpliendo la ley?

Desde que el teletrabajo y los modelos híbridos se han normalizado, muchas empresas tienen la misma duda: "Si mi equipo trabaja desde casa o mezcla oficina y remoto… cómo controlo el horario sin invadir su vida privada ni incumplir la ley?"

La buena noticia: la normativa no prohíbe el teletrabajo; lo que exige es registro horario igual de serio que en la oficina.

1. Qué exige la ley cuando hay teletrabajo

En España, el combo es claro:

• El registro de jornada es obligatorio, haya teletrabajo o no.
• La jornada debe registrarse día a día, con hora de inicio y fin.
• Los datos deben conservarse durante 4 años y estar disponibles para Inspección y para la persona trabajadora.

Es decir: 👉 que alguien teletrabaje no elimina la obligación de fichar, solo cambia el lugar desde el que lo hace.

2. Lo que ya no funciona con teletrabajo

Con trabajo remoto o híbrido, hay tres "arreglos" que dejan de tener sentido:

Firmas en papel El parte físico en la oficina no sirve si la persona no pisa el centro de trabajo.

Excels que se rellenan al final del día Más que un registro real, se convierten en un ejercicio de memoria. Y se pierde trazabilidad.

"Confianza ciega" sin ningún sistema Muy bien para la relación, muy mal para una posible inspección o conflicto.

Si parte de tu plantilla trabaja en remoto y sigues en uno de estos escenarios, vas tarde.

3. Qué debe tener un buen sistema de control horario en teletrabajo

Para cumplir la ley sin volver loco a nadie, el sistema debería cumplir, como mínimo:

• Acceso online: que permita fichar desde casa, oficina o cualquier otro lugar.
• Identificación clara: usuario y credenciales personales, no "un excel general para todos".
• Registro de inicio, pausas y fin de jornada en tiempo real.
• Histórico accesible para empresa y persona trabajadora (por si hay dudas).
• Informes claros para nóminas, gestoría y, en caso de necesidad, Inspección.

Todo esto encaja mucho mejor con un sistema digital de control horario (web + móvil) que con plantillas caseras.

4. Teletrabajo, control y confianza: el equilibrio

Controlar el horario no significa vigilar a la persona minuto a minuto.

Una buena práctica es:

• Usar el sistema de fichaje solo para lo que la ley exige (inicio, pausas, fin).
• No añadir capas invasivas (capturas de pantalla constantes, keyloggers, etc.), salvo en entornos muy específicos.
• Combinar el registro horario con objetivos claros de trabajo: se controla el tiempo porque lo pide la norma, pero se gestiona el desempeño por resultados.

Así se mantiene un equilibrio razonable entre: cumplimiento legal, organización interna, y confianza con el equipo.

5. Conclusión: el teletrabajo no es una excusa para no fichar

Si tu empresa tiene personas en teletrabajo o modelo híbrido, la pregunta no es si deben fichar: es cómo hacerlo de forma sencilla y legal.

• El papel ya no sirve.
• El Excel aguanta a duras penas.
• Un sistema digital de control horario (accesible desde ordenador y móvil) se convierte en la opción lógica.

No se trata de desconfiar, sino de tener un registro serio que proteja tanto a la empresa como a las personas que trabajan en ella.

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